Często pomijany koszt zatrudnienia pracownika może zatopić niejeden biznes. Konkurencyjność wymaga on nas, aby pozyskiwać najlepszych kandydatów do naszej firmy. Sprawne działania, bez ponoszenia niepotrzebnych kosztów, jest szczególnie ważne dla małych przedsiębiorstw. Walka z wielkimi korporacjami o najlepsze talenty na rynku nie jest łatwa, jednak szybkość rekrutacji oraz dynamiczne działanie jest dużą przewagą. Korzystanie z tych atutów pozwala małym i średnim przedsiębiorcom sprawnie zatrudniać świetnych ludzi, jednak dobry mechanizm rekrutacyjny jest tutaj podstawą.

Koszt zatrudnienia pracownika w zależności od stanowiska

Największa rotacja pracowników widoczna jest w branżach takich jak handel, budownictwo, sprzedaż, obsługa klienta oraz w branżach usługowych. Częste odejścia pracowników oprócz konsekwencji finansowych, mają bardzo negatywny wpływ na morale zespołu oraz jego produktywność. Rekrutacja i szkolenie nowych, wymaga zarówno czasu bardziej doświadczonych członków zespołu, jak i pieniędzy przeznaczonych na reklamę i ogłoszenia. Jednak nie są to wszystkie koszty.

Jeśli nie chcesz przepłacać za proces rekrutacji, koniecznie zapoznaj się z naszym wcześniejszym artykułem: Jak usprawnić proces rekrutacyjny w małej firmie?

O tym ile naprawdę wynosi koszt zatrudnienia pracownika powstało już bardzo dużo badań. Niektóre z nich (takie jak SHMP) przewidują, że za każdym razem kiedy firma wymienia pracownika etatowego, ponosi koszt w wysokości od 6 do 9 jego miesięcznej pensji!

Więc jeśli manager zarabia 6 000 zł miesięcznie, koszt pozyskania nowego może to być od 36 do 54 tysięcy złotych! Jest to koszt procesu rekrutacyjnego, szkolenia oraz wdrożenia nowego pracownika, którego wydajność na początku jest dużo niższa. Jednak znajdą się tacy, którzy uważają, że ten koszt jest nawet wyższy! Tracąc mocno wyspecjalizowanego pracownika, który zarabia znacznie powyżej średniej krajowej, koszt pozyskania nowego może być aż dwukrotnością jego rocznej pensji.

Badania przeprowadzone przez CAP tak określają przeciętny koszt wymiany pracownika:

• 16% rocznej pensji dla stanowisk, w których rotacja jest duża. Są to zwykle słabo płatne stanowiska. Przykładowo, koszt zatrudnienia pracownika zarabiającego 15 zł na godzinę (30 000 rocznie) wynosi około 4 800 zł;
• 20% rocznej pensji dla stanowisk średniego szczebla (roczne zarobki wynoszą od 30 000 do 50 000 zł). Oznacza to, że aby znaleźć nowego managera, która zarabiał 40 tys. zł rocznie potrzebujemy wydać około 8 tys. zł.

Znaczna różnica jest w wysoko wyspecjalizowanych stanowiskach, gdzie wymagana jest bardzo specjalistyczna wiedza lub bogate doświadczenie. W takich przypadkach przewidywany koszt na znalezienie zastępstwa może wynieść nawet 213% podstawowej rocznej pensji!

Tak trudno jest przewidzieć prawdziwy koszt rotacji pracowników, ponieważ w całym procesie występuje wiele niewyczuwalnych, a co za tym idzie trudno mierzalnych kosztów zatrudnienia.

Ukryty koszt zatrudnienia pracownika

W jednym z artykułów o rotacji pracowników napisanym przez Josha Bersina, założyciela oraz dyrektora Bersin by Deloitte, podkreślił on czynniki jakie biznes powinien brać pod uwagę w podsumowaniu “prawdziwego” kosztu utraty pracownika, to miedzy innymi:

• Koszt reklamy, rozmów rekrutacyjnych, sprawdzenia oraz zatrudnienia nowego pracownika;
• Koszt wdrożenia nowej osoby, w to wchodzi koszt szkolenia oraz koszt czasu osoby zarządzającej;
• Koszt utraconej produktywności. Nowemu pracownikowi może zając nawet rok, aby osiągnąć produktywność osoby którą zastępuje;
• Koszt straconego zaangażowania. Pracownicy obserwując dużą rotację stają się zdemotywowani oraz tracą swoją regularną produktywność;
• Gorsza obsługa klienta oraz zwiększona ilość błędów. Nowi pracownicy zwykle popełniają więcej pomyłek i podejmują mniej prób rozwiązania nagłych problemów, w stosunku do stałych pracowników.
• Koszt szkolenia. Po 2-3 latach firma jest w stanie zainwestować ok. 10-20% pensji w dodatkowe szkolenia dla swojej kadry. Nowy pracownik prawdopodobnie nie otrzyma dodatkowych kursów, będzie więc słabiej wykwalifikowany, niż jego poprzednik.
• Spadek motywacji zespołu oraz wzrost nieufności. Kiedy pracownicy odchodzą, reszta zespołu często zadaje sobie pytanie “dlaczego?”. Rodzi to wątpliwości oraz zmniejsza zaufanie pracowników do własnej pozycji w firmie.

Jednym z powodów dla którego rzeczywisty koszt zatrudnienia pracownika jest tak ciężki do zmierzenia to brak systemu śledzącego koszty opuszczenia, poszukiwania, rekrutacji i szkolenia nowych pracowników. Bardzo ciężko jest również zmierzyć straty w produktywności, straty moralne, straty spowodowane gorszą jakością obsługi klientów oraz oczywiście koszty administracyjnych i koszty utraconej wiedzy.

Opracowanie systemu, który potrafiłby je zmierzyć wymaga współpracy pomiędzy wieloma działami (HR, Finanse, Management), dlatego mało firm zadaje sobie trud jego opracowania. Warto jednak choć poglądowo mierzyć takie koszty oraz zbierać informacje o odejściach, aby w miarę możliwości optymalizować te procesy.

Najlepsze praktyki związane z rotacją kadr

Więc co możesz zrobić, aby ograniczyć koszty zatrudniania? Spróbuj zastosować te wskazówki:

• Określ wskaźnik rotacji swoich pracowników. Jeśli wydaje Ci się to ciężkie – polecamy artykuł: Rotacja pracowników – czym jest i jak się ją mierzy?;
• Nie zakładaj, że Twoi pracownicy są szczęśliwi. Stwórz środowisko, w którym każdy pracownik będzie mógł na bieżąco wyrażać opinie o środowisku pracy;
• Na stanowiskach specjalistycznych, gdzie koszty pozyskania nowych pracowników są duże stosuj programy zawierające benefity wraz darmową opieką medyczną;
• Przeprowadzaj rozmowy kończące współpracę, aby odkryć powody nieoczekiwanych rezygnacji z pracy;
• Promuj zdrowy tryb życia oraz dbaj o zdrowie swoich pracowników. W długim okresie zapewni Ci to mniejszą absencję oraz rotację kadr.

Ponieważ koszty rekrutacji specjalistów mogą być duże, nie dziwi fakt, że pracodawcy są skłonni wypłacać wysokie nagrody za wartościowe polecenia. Narzędzia pozwalające przyspieszyć proces rekrutacji, usprawniają działanie biznesu oraz pozwalają na znaczne oszczędności.

Platforma rekrutacyjna LepszaPraca.pl powstała z myślą o wsparciu i skuteczniejszemu łączeniu pracodawców, rekruterów i wyspecjalizowanych pracowników. Dzięki społeczności rekruterów, którzy za pomocą poleceń docierają nawet do biernych kandydatów, większa ilość specjalistów ma szansę dowiedzieć się o danej ofercie pracy.

Każdy pracodawca powinien pamiętać o tym, że sprawne odpowiadania na CV, dawanie feedbacku oraz umawianie się na rozmowy, jest najszybszą drogą do zatrudnienia odpowiednich kandydatów.